سید رضا هاشمی با اشاره به حجم مکاتبات در شهرداری مرند از راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری در شهرداری مرند خبر داد و افزود: سیستم اتوماسیون اداری ، یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی – اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازمان متناسب با ساختار آن است که نیاز به این سیستم در شهرداری مرند کاملا احساس می شد.

شهردار مرند در مورد مزایای این سیستم اظهار داشت: کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی و بالا بردن سرعت گردش مکاتبات ، امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات، دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان، کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات، حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی ، امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات ، امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه  در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها ، امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش ، استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر، امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه ، نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی، به وجود آمدن روش های مناسب اداری – سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری، تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات برخی از مزایا و امکانات سیستم  اتوماسیون اداری می باشد .

وی در ادامه  گفت : راه اندازی اتوماسیون اداری انجام صحيح امور و نياز کمتر به اتلاف وقت نيروي انساني ،اعمال هرنوع اقدام مکاتبه اي يا بازرسي روي ليستها يا گروههاي تهيه شده از اعضاء ، صرفه جويي زمان و تعاملات اداري ، دسترسي آسان و سريع به پرونده اعضاء, دبيرخانه ,اعلام قرارها , سررسيد اخطارها و انقضاء ها, بدهي ها و اتمام مهلت پذيرش ها که با استفاده از این برنامه نرم افزاری صرفه جویی در زمان و انرژی و در نهایت رضایت شهروندان خواهد شد.

هم اکنون سیستم یکپارچه شهرسازی شهرداری مرند در واحد فنی در حال اجرا است و سیستم اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به اینترنت را داشته که در آینده نیز از طریق اینترنت شهروندان می توانند امورات اداری خود را پیگیری نمایند. و دقت عمل و سرعت در روند رسیدگی به امور مراجعین افزایش یافته است.